🎯 Friktion im Booking-Team - Berliner Club

Christian Burs
28. Mai
2 Min. Lesezeit

Was passiert, wenn Ihr Buchungssystem skaliert, Ihre Kommunikation jedoch nicht.

1. Das Problem

Der Club war gewachsen. Drei Booker kümmerten sich nun um das Programm von Freitag bis Montag. Doch das System wuchs nicht mit.

Wöchentlich meldeten sich Hunderte von Künstlern.
Die meisten haben nie eine Antwort bekommen.
Die Posteingänge der Bucher ertranken.
Die Künstler waren frustriert und ängstlich und schickten eine Nachfassnachricht nach der anderen.

Die Folge: Ein Reputationsrisiko für den Verein und eine mentale Überlastung für die Mannschaft.

2. Die innere Reibung

Bookers : Zu beschäftigt, um allen zu antworten, zu ausgebrannt, um zu erklären, warum.
Künstler : Fühle mich geghostet. Reden Scheiße. Komme nicht zurück.
Gründer : Sie sahen kein Problem – bis es zu einem wurde.

3. Unser Eingreifen

Wir sind eingeschritten, um die Reibung zu verringern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.

Den Ablauf von der Künstleranfrage → Posteingang → Entscheidung → Ghosting abgebildet.
Habe mit Bookern gesprochen: wo sie stecken bleiben, was sie vermeiden, was sie hassen.
Habe den Engpass gefunden: Sie wollten nicht unhöflich sein, also haben sie nichts gesagt.

4. Die Lösung

Wir haben ein leichtes, skalierbares System gebaut:

Künstlerdatenbank (letzter Auftritt, Notizen, Kategorie)
4 Vorlagen für Antworten vor der Show
4 Antwortvorlagen nach der Show
Alles ist farblich abgestimmt, um eine persönliche Note zu vermitteln, ohne Zeit zu verschwenden. IE:
📩 E-MAIL-VORLAGEN VOR DER SHOW
1. Ausgebucht
  Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Unser Kalender ist für die nächsten Monate voll. Wir werden Sie in dieser Zeit nicht buchen. Bitte melden Sie sich in vier Monaten erneut.
2. Passt nicht
  „Wir respektieren Ihre Arbeit, aber Ihr aktueller Sound passt nicht zu unserem Programm. Wir werden Sie derzeit nicht buchen.“
3. Unter Berücksichtigung
  „Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Ihre Ausrichtung gefällt uns und wir werden Sie für zukünftige Termine berücksichtigen. Wir melden uns, sobald sich etwas ergibt.“
4. Ausstehende Bewertung
  Wir prüfen Ihr Material und melden uns in Kürze bei Ihnen. Vielen Dank für Ihre Geduld.
📤 E-MAIL-VORLAGEN NACH DER SHOW
1. Großartige Leistung
  „Du hast ein tolles Set abgeliefert. Wir werden dich bei zukünftigen Buchungen definitiv im Auge behalten.“
2. Raum für Verbesserungen
  „Danke für dein Set. Es ist Potenzial vorhanden, aber ein paar Dinge müssen noch verbessert werden. Wir werden in den nächsten drei bis vier Monaten nicht wieder buchen. Melde dich danach gerne wieder.“
3. Nicht umgebucht
  „Vielen Dank für Ihre Zeit. Wir bewegen uns in eine andere Richtung und werden in naher Zukunft nicht umbuchen.“
4. Zukünftiges Potenzial
  „Im Großen und Ganzen gute Stimmung. Wir buchen momentan nicht erneut, sehen aber Potenzial für spätere Buchungen. Bleiben wir in Kontakt.“

Jetzt:

Bucher schreiben fast keine E-Mails manuell. (nur ein paar Worte, um sie bei Bedarf persönlich zu gestalten)
Künstler fühlen sich gesehen, auch wenn sie nicht ausgewählt werden.
Die Warteschlangen sind kürzer. Der Stress ist geringer. Der Ruf ist intakt.