Reibungsverluste abbauen, Fokus wiederherstellen – Wiese Stage Build Crew, Garbicz Festival 2025
- Christian Burs
- 9. Sept.
- 8 Min. Lesezeit
1. Kontext und Rolle
Mitte 2025 wurde ich eingeladen, das Wise Stage-Build-Team beim Garbicz Festival zu unterstützen – ein hochmotiviertes Team mit einer starken gemeinsamen Geschichte, bekannt für seine kreative Umsetzung, emotionale Tiefe und seine Fähigkeit, auch unter Druck zu liefern. Hinter den Kulissen offenbarten sich jedoch in der Vorproduktionsphase Anzeichen struktureller Ermüdung: Kommunikationsüberlastung, Doppelarbeit und emotionaler Druck auf einige Schlüsselpersonen.
Meine Rolle war nicht die eines Managers, sondern die eines neutralen Vermittlers in der Abteilung „Friction“ : Ich half dem Team, versteckte Engpässe zu erkennen, Entscheidungsabläufe zu klären und die psychologische Sicherheit wiederzuerlangen – insbesondere in Momenten, in denen es um alles geht.
Interventionsprozess: Schritt für Schritt
Der Prozess verlief in fünf verschiedenen Phasen:
Schritt 1 – Gespräche mit der Führung eröffnen
Die Intervention begann mit Einzelgesprächen mit dem Projektgründer und dem operativen Leiter des Teams , in denen Reibungspunkte aus ihrer Sicht erörtert wurden. Dabei kamen Spannungen in Bezug auf Delegation, Reaktionsfähigkeit und Informationsengpässe ans Licht – und die Weichen für eine ehrliche und respektvolle Zusammenarbeit wurden gestellt.
Schritt 2 – Interviews mit Teamleitern
Anschließend führte ich anonyme Einzelinterviews mit Abteilungsleitern aus Bereichen wie Bau, Bühnenbild, Malerei und technischer Logistik. Dadurch wurden Probleme angesprochen, die nicht vollständig benannt worden waren, wie z. B. Rollenverwirrung, reaktive Planung, Gehaltsstress und mangelnde Anerkennung.
Schritt 3 – Synthese und Berichterstattung
Aus diesen Interviews habe ich einen anonymisierten internen Bericht zusammengestellt:
Was gut funktioniert
Was funktioniert nicht
Umsetzbare Verbesserungsideen
Dieser Bericht wurde in neutraler Sprache verfasst und konzentriert sich auf gemeinsame Muster – nicht auf individuelles Verhalten.
Schritt 4 – Abstimmung mit der Kernführung
Der Bericht wurde dem Gründer und dem leitenden Koordinator vorgelegt. Dies führte zu einem wichtigen, aber auch klärenden Treffen zwischen den beiden , bei dem viele Annahmen, emotionale Spannungen und organisatorische Lücken offen ans Licht kamen und diskutiert wurden.
Schritt 5 – Aktionsplan und Kommunikation
Aus diesem Meeting entstand ein klarer Aktionsplan: Rollen definieren, Kommunikation strukturieren und Entscheidungsabläufe anpassen. Diese nächsten Schritte wurden anschließend mit der erweiterten Gruppe der Teamleiter besprochen, um die Erwartungen abzustimmen und die Klarheit im gesamten System wiederherzustellen.
Wichtige Reibungsmuster identifiziert
✅ Stärken
Starkes zwischenmenschliches Vertrauen und emotionale Intelligenz
Belastbarkeit und Improvisation unter Zeitdruck
Autonomie in Teams wie Design, Build, Paint
Treue zum kreativen Erbe der Bühne
⚠️ Reibungen
Überlastete und unfokussierte Kommunikationskanäle
Unklare Zuständigkeit für Terminplanung und Zeitpläne
Fehlende schriftliche Vereinbarungen zu Honoraren und Rollen
Onboarding-Lücken für neue Mitwirkende
Führungsengpässe und verzögerte Entscheidungen
Emotionale Erschöpfung durch unklare Unterstützungsstrukturen
4. Wendepunkt: Der Zusammenbruch des Malplans
Einer der kritischsten Momente war die Malerphase der Wise Stage. Ein optisch komplexer und zeitintensiver Entwurf war genehmigt worden – aber:
Die verfügbare Malermannschaft war zu klein
Die Verfügbarkeit des Malermeisters wurde reduziert
Der Zeitplan kollidierte mit anderen kritischen Bauphasen
Trotz der Anzeichen einer Gefahr wurden bisher keine Maßnahmen ergriffen. Die Situation wurde immer dringlicher.
Um das Problem zu lösen, berief ich eine Notfallbesprechung mit dem Teamleiter, dem Designleiter und der Produktionslogistik ein. In dieser Sitzung haben wir:
Anerkannt, dass das aktuelle Design nicht ausführbar war
Überprüfung der Mindestanstrichfläche, die zur Erfüllung von Sicherheits- und Ästhetikstandards erforderlich ist
Konzentriert sich auf die Erstellung einer MVP-Version (Minimum Viable Paint) des Designs
Der Bauzeitplan wurde angepasst, um das Malerfenster zu schützen
Delegierte Aktionsschritte, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen auf dem neuesten Stand sind (z. B. Personalbeschaffung, Designaktualisierungen, Kommunikation)
Dies markierte einen entscheidenden Wandel: von der angenommenen Übereinstimmung zur gemeinsamen Klarheit – und von stiller Frustration zum kollaborativen Realismus.
Gründerengpass und persönliches Lernen
Die Krisensitzung war zwar erfolgreich, führte jedoch zu Reibereien mit dem Gründer, der zwar privat mit dem Malerleiter gesprochen, das Ergebnis jedoch nicht dem Rest der Mannschaft mitgeteilt hatte.
Diese Situation offenbarte eine typische, aber schwierige Dynamik: Die Führung verfügt über Wissen, doch ohne dessen Verbreitung wird es zum Engpass.
Daraus habe ich eine wichtige Lektion für Moderatoren gelernt:
Vermeiden Sie die Einleitung von Notfallmaßnahmen, ohne vorher die Möglichkeiten zur Ausrichtung ausgeschöpft zu haben.
Schlagen Sie eine einfache Vereinbarung vor, die festlegt, unter welchen Bedingungen ein neutraler Vermittler tätig werden kann (z. B. „Wenn innerhalb von 48 Stunden keine Antwort erfolgt, kann X ausgelöst werden“).
Verfolgen Sie jede wichtige Bewegung durch transparente Synchronisierung mit der Führungsspitze
6. Führungsmediation und Delegation
In einer moderierten Sitzung zwischen den beiden zentralen Führungsrollen kamen wir zu folgendem Schluss:
Frustration, mit dem Betriebsdruck allein gelassen zu werden
Angst vor Energiekapazität und wahrgenommenem Mangel
Unklarheit über unsichtbare Aufgaben und externe Koordination
Aus dieser Sitzung haben wir gemeinsam Folgendes geschaffen:
Eine tägliche 15-minütige Check-in-Routine
Ein visuelles Board mit farbcodierten Aufgabenabläufen
Delegierte Entscheidungsbefugnis für alltägliche Fragen
Eine „Energielevel“-Skala (1–10) für Führungskräfte, um Verfügbarkeit zu kommunizieren
Der Ton verlagerte sich von Reaktivität zu gemeinsamer Verantwortung.
Strukturelle Anpassungen umgesetzt
Nach der Intervention wurden diese Kernstrukturen aktiviert:
Abteilungsspezifische Kommunikationskanäle (zB Bau, Beleuchtung, Durchsagen)
Festgelegte Ansprechpartner für jeden Bereich (Aufbau, Bühne, Logistik, Licht)
Ein gemeinsamer Dienstplan, der Nachtschichten und Abhängigkeiten integriert
Wöchentliche Führungsabstimmungen mit flexibler Beteiligung von Tech-Teams
FAQ und Onboarding-Checkliste für Freiwillige (in Arbeit)
Visuelle Zeitleiste im Gantt-Stil zur Identifizierung von Überschneidungen und Lücken
Einfache Zahlungsvereinbarungsvorlagen zur frühzeitigen Bestätigung der Bedingungen
Kulturelle Anerkennung: Vorschläge zur moralischen Fürsorge
In Interviews äußerten viele Besatzungsmitglieder ihre emotionale Erschöpfung und das Gefühl, austauschbar zu sein. Als Reaktion darauf schlug ich leichte Maßnahmen vor , die darauf abzielen, Würde und Sichtbarkeit wiederherzustellen:
„Festival MVP“-Whiteboard für Shoutouts
DIY-Station zum Erstellen von Abzeichen (für Insiderwitze, Fähigkeiten, Rollen)
Optionaler 5-minütiger „Dankbarkeitskreis“ jeden Morgen
Sofortige Belohnungskarten (zB zusätzliche Pause, lustiger Aufgabentausch)
Überraschungs-Snackpakete und Mini-Pflegesets (z. B. Sonnencreme, Lippenbalsam, Ohrstöpsel)
Ob umgesetzt oder nicht, diese Ideen sollten die Fürsorge wieder in die Kultur einführen – ohne auf heroische Anstrengungen angewiesen zu sein.
Crew-Feedback: Erfahrungsberichte
„Ich steckte fest – wurde in Aufgaben hineingezogen, die nicht meine waren, und war überfordert von chaotischer Kommunikation und kurzfristigen Terminen. Die Friction-Abteilung kam, brach das Eis, räumte den Lärm aus dem Weg und half dem Team, sich neu auszurichten. Zum ersten Mal konnte ich mich voll und ganz auf meine Rolle konzentrieren.“ – Bühnenbildner, Wise Stage Build Crew
„Ich glaube, Sie hatten einen enormen Einfluss auf uns als Team – Sie sind sich dessen nicht einmal bewusst ❤️“ – Projektleiter, Wise Stage
Geschätzte Kostenvermeidung
Aufgrund konservativer interner Berechnungen konnten durch die frühzeitige Neuausrichtung voraussichtlich folgende Verluste vermieden werden :
Dabei sind zukünftige Vorteile noch nicht berücksichtigt: verbesserte Mitarbeiterbindung, reibungsloseres Onboarding oder weniger Burnout bei Führungskräften in zukünftigen Ausgaben.
Retro
Zusammenfassung
Die diesjährigen Retrospektivinterviews zeichnen ein klares Bild der Wise Stage-Crew. Die Atmosphäre wurde als äußerst kooperativ, unterstützend und frei von Dramen beschrieben. Die Crewmitglieder betonten durchweg einen starken Teamgeist und ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen.
Eine der größten Veränderungen im Vergleich zu den Vorjahren war die sichtbare Präsenz der Führungskräfte während des gesamten Baus. Sieben von neun Befragten nannten dies als einen wichtigen Faktor für die Verbesserung der Moral und Koordination. Klarere Delegation und ein höheres Maß an Professionalität in allen Rollen wurden ebenfalls als Hauptgründe für die reibungslose Ausführung genannt.
Gleichzeitig wies das Team auf wiederkehrende strukturelle Herausforderungen hin. Mehr als die Hälfte der Befragten erwähnte Lücken in der Vorproduktion, da Entwürfe nicht ausreichend in Bauanleitungen umgesetzt wurden. Die Fluktuation der Freiwilligen sowohl bei den Bauarbeitern als auch bei den Malern nahm zu, und knappe Budgets belasteten Material und Personal zusätzlich.
Trotz dieser Herausforderungen waren sich die meisten Teilnehmer einig, dass dies einer der reibungslosesten Bauprojekte der letzten Jahre war. Die Crewmitglieder sprachen davon, sich sicher, verbunden und motiviert zu fühlen – und davon, dass sie diese Stärken weitertragen und gleichzeitig die verbleibenden Lücken schließen möchten.
Diese Erkenntnisse stammen direkt aus neun retrospektiven Interviews mit Bauarbeitern, Malern und technischen Leitern. Zusammen spiegeln sie sowohl die kulturellen Stärken wider, die diese Mannschaft einzigartig machen, als auch die strukturellen Schwächen, die behoben werden müssen, um Jahr für Jahr Spitzenleistungen zu erbringen.
Wichtige Siege
Teamgeist: 8 von 9 Befragten beschrieben die Atmosphäre als kooperativ, unterstützend und frei von Drama.
Führungspräsenz: In 7 von 9 Interviews als bedeutendste Verbesserung im Vergleich zu den Vorjahren bezeichnet.
Klarere Delegation: Mehrere Teilnehmer beschrieben den Aufbau dank klarerer Rollen und Verantwortlichkeiten als „professioneller“.
Verbesserung der Lichtcrew: 5 Teilnehmer lobten die Lichtcrew ausdrücklich für ihre Zuverlässigkeit und technische Qualität und haben die Probleme des letzten Jahres gelöst.
Reibungen und Herausforderungen
Lücken in der Vorproduktion: Wurden in 6 von 9 Interviews erwähnt. Die Bauherren waren der Meinung, dass die Entwürfe nicht in umsetzbare Schritte umgesetzt wurden, was zu Verzögerungen führte.
Materialien und Werkzeuge: 5 Teilnehmer gaben an, dass sie frustriert seien über verspätete Farbbestellungen, Pigmente minderer Qualität, Werkzeugchaos und fehlende oder falsche Leihgaben.
Freiwillige und Bindung: Erhöht durch Maler- und Bautrupps: Hohe Fluktuation, frühes Ausscheiden beim Abriss, Honorarkürzungen und Mangel an kleinen Motivationsfaktoren.
Budgetdruck: Wird als ständiges Hintergrundproblem angesehen, das die Stabilität verringert und die Belastung erhöht.
Konflikte zwischen Teams: In 4 Interviews berichtet: Missverständnisse zwischen Design und Bau, künstlerische Konflikte zwischen Video und Licht sowie Spannungen zwischen Malerei und Logistik.
Änderungen im Vergleich zu den Vorjahren
Positive Veränderungen:
Das Engagement der Führungskräfte war so hoch wie seit fünf Jahren nicht mehr, was die Moral und die Koordination stärkte.
Die Lichtcrew wurde als „große Verbesserung“ beschrieben.
Mehr gemeinsame Organisation und Klarheit über alle Leads hinweg.
Negative Änderungen:
Die Budgetkürzungen sind deutlich spürbar und verringern die Stabilität und Materialqualität.
Das Freiwilligenmodell ist weniger zuverlässig, was die Belastung der Leads erhöht.
Weniger bezahlte Assistenten, größere Verantwortung auf weniger Leute konzentriert.
Auswirkungen des Reflexionsprozesses
Sicherer Raum: 100 % der befragten Führungskräfte gaben an, dass sie es schätzen, Raum zum Nachdenken und Gehörtwerden zu haben.
Verbindung: Mehrere Teilnehmer sagten, der Prozess habe dazu beigetragen, kleine Probleme ans Licht zu bringen, bevor sie eskalierten, und die Bindungen im Team zu stärken.
Lernen: Mindestens zwei Teilnehmer äußerten nach der Erfahrung mit dem Prozess persönliches Interesse an Führung und Coaching.
Vorteile von The Friction Dept.
Auf der Grundlage von Interviews wurde der Wert dieses Prozesses durchweg anerkannt:
Crew-Stimme: Jeder hatte die Möglichkeit, zu sprechen und nachzudenken, was in den vergangenen Jahren gefehlt hat.
Frühzeitiges Eingreifen: Probleme werden aufgedeckt, bevor sie eskalieren, und so eine reibungslosere Zusammenarbeit ermöglicht.
Unterstützung für Führungskräfte: Wichtige Führungskräfte beschrieben, dass sie sich in ihren Rollen „unterstützt, gesehen und weniger allein“ fühlten.
Positive Kontinuität: Mehrere Mitglieder haben ausdrücklich erklärt, dass sie diesen Prozess in Zukunft wiederholen möchten, idealerweise erweitert um Workshops oder Teambuilding-Aktivitäten.
Unser Rat
Planen Sie früher: Beziehen Sie die Bau- und technischen Leiter 4–6 Wochen vor der Ankunft in die Vorproduktion ein.
Entwürfe übersetzen: Weisen Sie der Brückenkonstruktion und dem Brückenbau eine Rolle zu, um Klarheit zu gewährleisten.
Investieren Sie in Qualität: Stellen Sie bescheidene zusätzliche Ressourcen für zuverlässige Materialien und Geräte bereit.
Freiwilligenarbeit stabilisieren: Garantieren Sie einen bezahlten Assistenten pro Abteilung und reduzieren Sie die Abhängigkeit von kurzfristigen Freiwilligen.
Motivieren Sie die Crew: Halten Sie die Gebühren auf dem Niveau der Vorjahre und fügen Sie kleine Vergünstigungen hinzu, um die Moral aufrechtzuerhalten.
Ressourcen schützen: Richten Sie einen Notfallpuffer ein, um Belastungen in letzter Minute zu vermeiden.
Schlussbemerkung
Dieses Jahr hat deutlich gezeigt, dass die größte Stärke der Crew in ihrer Kultur liegt: Vertrauen, Teamgeist und Kreativität. Diese Eigenschaften sind unbezahlbar und verleihen der Bühne ihre einzigartige Identität.
Gleichzeitig führen wiederkehrende strukturelle Lücken bei Planung, Material, Freiwilligenstabilität und Budgetierung weiterhin zu vermeidbarer Belastung. Dies sind keine unüberwindbaren Probleme; es sind Bereiche, in denen bescheidene Verbesserungen eine überproportionale Wirkung hätten.
Die Bühne besteht aus mehr als nur Holz und Farbe; sie ist das Ergebnis von Vertrauen, Können und Engagement. Indem die Crew diese Kultur durch bessere Planung und Ressourcen schützt, kann sie den Standard erhöhen und gleichzeitig den Prozess nachhaltig gestalten.
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