🎯 Fricciones en el booking team - Berlin Club

Christian Burs
28 may
2 Min. de lectura

¿Qué sucede cuando su sistema de reservas escala, pero su comunicación no?

1. El problema

El club había crecido. Tres agentes de reservas gestionaban la programación de viernes a lunes. Pero el sistema no creció con ellos.

Cientos de artistas se comunicaron conmigo semanalmente.
La mayoría nunca recibió respuesta.
Los bookers se estaban saturando de bandejas de entrada.
Los artistas estaban frustrados, ansiosos y enviaban seguimiento tras seguimiento.

¿El resultado? Un riesgo para la reputación del club y una sobrecarga mental para el equipo.

2. La fricción interna

Bookers : Demasiado ocupado para responder a todo el mundo, demasiado agotado para explicar por qué.
Artistas : Me siento ignorado. Diciendo tonterías. No vuelvo.
Fundadores : No veían ningún problema hasta que se convirtió en uno.

3. Nuestra intervención

Intervenimos para reducir la fricción sin aumentar la plantilla.

Se mapeó el flujo desde solicitud del artista → bandeja de entrada → decisión → imagen fantasma.
Hablé con los bookers: dónde se estancan, qué evitan, qué odian.
Encontraron el cuello de botella: no querían ser groseros, así que no dijeron nada.

4. La solución

Construimos un sistema ligero y escalable:

Base de datos de artistas (último concierto, notas, categoría)
4 plantillas de respuesta previa al espectáculo
4 plantillas de respuesta posteriores al espectáculo
Todos los tonos coinciden para que se sienta personal sin perder tiempo, por ejemplo:
📩 PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO ANTES DEL ESPECTÁCULO
1. Completamente reservado
  Gracias por contactarnos. Tenemos una agenda llena para los próximos meses. No tendremos citas disponibles durante este periodo. Por favor, contáctanos de nuevo dentro de cuatro meses.
2. No es apto
  Respetamos tu trabajo, pero tu sonido actual no se ajusta a nuestra programación. No te contrataremos por el momento.
3. Está siendo considerado
  Gracias por contactarnos. Nos gusta tu orientación y te consideraremos para futuras citas. Nos pondremos en contacto contigo cuando haya una vacante.
4. Pendiente de evaluación
  Estamos revisando su material y nos pondremos en contacto con usted pronto. Agradecemos su paciencia.
📤 PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO POST-SHOW
1. Gran actuación
  ¡Hiciste un concierto fantástico! Sin duda, te tendremos en cuenta para futuras reservas.
2. Margen de mejora
  Gracias por tu set. Hay potencial, pero hay algunas cosas que necesitan mejorarse. No volveremos a reservar en los próximos 3 o 4 meses. No dudes en contactarnos después.
3. No re-reservado
  Gracias por su tiempo. Estamos cambiando de rumbo y no volveremos a reservar próximamente.
4. Potencial futuro
  En general, hay buena energía. No estamos renovando reservas ahora mismo, pero vemos potencial para algo más adelante. Mantengámonos en contacto.

Ahora:

Los agentes de reservas prácticamente no escriben correos electrónicos manualmente (solo unas pocas palabras para personalizarlo si es necesario).
Los artistas se sienten vistos, incluso cuando no son seleccionados.
Las filas son más estrechas. El estrés es menor. La reputación está intacta.